Technisch-Administratief Medewerker / Volgen van Technische Activiteiten op de Bouwplaats

Hoofdtaken

Onder de verantwoordelijkheid van de projectleiders ben je verantwoordelijk voor:

1. Administratief Beheer van de Bouwplaatsen
   • Voorbereiden en opvolgen van administratieve documenten met betrekking tot de bouwplaatsen: contracten, offertes, facturaties, bestellingen, voortgangsrapporten.
   • Organiseren en opvolgen van de projectplanning in samenwerking met de technische teams.
   • Beheren van bestellingen van materialen en apparatuur in samenwerking met leveranciers en operationele teams.
   • Bijwerken van de dashboards voor de opvolging en prestaties van de bouwplaatsen.

1. Opvolging van Technische Activiteiten
   • Administratief opvolgen van de voortgang van de werkzaamheden en zorgen dat taken worden uitgevoerd volgens de geplande tijdslijnen en deadlines.
   • Zorgen voor een vlotte communicatie tussen de technische teams (monteurs, lassers, technici, enz.) en andere afdelingen (aankoop, boekhouding, enz.).
   • Zorgen voor de administratieve naleving van de uitvoering van de werkzaamheden volgens de technische specificaties van het project (mechanica, piping, elektriciteit, enz.).
   • Opstellen van voortgangsrapporten van de bouwplaats met technische terminologie die geschikt is voor de activiteit (onderdelenlijsten, controle van normen en standaarden, opvolging van interventies).
2. Coördinatie en Ondersteuning van de Teams op de Bouwplaats
   • De schakel zijn tussen het terrein (teams op de bouwplaats) en de interne administratieve diensten (aankoop, voorraadbeheer, logistiek).
   • Deelname aan het beheer van menselijke en materiële middelen op de bouwplaats (aanwezigheid op de bouwplaats om een goede uitvoering van administratieve taken te garanderen).
   • Volgen van technische incidenten en bijdragen aan hun oplossing via documentbeheer en het bijwerken van processen.

Profiel Gezocht

Wij zoeken een kandidaat met een sterke affiniteit voor de technische wereld, bij voorkeur met ervaring in een bouwplaatsomgeving of de industriële sector. Het gezochte profiel moet administratieve vaardigheden combineren met een goed begrip van de technische aspecten van projecten.

 Vereiste technische en professionele vaardigheden:

• Opleiding: Graduaat of Bachelor in een technische richting, (bijvoorbeeld mechanica, civiele techniek, of gelijkwaardig) of administratieve Bachelor richting administratie/(technisch) secretariaat.
• Ervaring: Minimaal 5 tot 10 jaar ervaring in een soortgelijke functie, bij voorkeur in een technische omgeving (industriële bouwplaatsen, onderhoud of constructie).
• Administratieve vaardigheden:
  • Beheersing van kantoortoepassingen (Word, Excel, PowerPoint, enz.).
  • Documentbeheer en projectplanning.
  • Ervaring in het beheer van inkoop en facturatie.
• Technische vaardigheden:
  • Basiskennis van technische beroepen op de bouwplaats: mechanica, piping, bouw, enz.
  • Vermogen om technisch jargon dat relevant is voor de bouwplaats te begrijpen en te gebruiken.
  • Inzicht in onderhouds- en installatieprocessen.
• Interpersoonlijke en organisatorische vaardigheden:
  • Vermogen om in teamverband te werken en effectief samen te werken met zowel technische als niet-technische contacten.
  • Organisatievermogen, nauwkeurigheid en zelfstandigheid.
  • Analytisch en synthetisch vermogen voor een heldere en beknopte rapportage.
  • Vermogen om prioriteiten te stellen en om te gaan met onvoorziene situaties.

 Gewenste Persoonlijke Eigenschappen:

• Nauwkeurigheid en organisatie: Je werkt gestructureerd, met het vermogen om deadlines te respecteren en een helder overzicht van de voortgang van projecten te behouden.
• Communicatie en luistervaardigheid: Je begrijpt snel de technische behoeften en kunt deze vertalen naar administratieve acties.
• Technische nieuwsgierigheid: Je hebt een sterke interesse in de technische sector en de wil om de uitdagingen van de bouwplaatsen te begrijpen om deze administratief goed te kunnen opvolgen.